Компания «Гардарика» производит большой спектр полиграфической и сувенирной продукции, представляя из себя типографию полного цикла. В организации трудится 12 человек.
Почему клиенту нужен Битрикс24
Клиент хотел беспроблемно отслеживать работу над заказом на разных стадиях производства продукции.
В момент обращения часть сотрудников работала удаленно, поэтому многие операции отнимали у них более 30% рабочего времени. Отсутствие единой базы для хранения информации приводило к ошибкам сотрудников и, соответственно, к финансовым потерям компании.
Процесс внедрения Б24
Перед внедрением был проведен аудит бизнес-процессов компании. В результате сформировали техзадание, описывающее логику работы в системе каждого из типов сотрудников.
Количество различных ролей и стадий согласования проекта перед печатью, в процессе и после него, потребовало глубокой проработки не только воронок, но и интерфейсов пользователей.
Таким образом, для разных типов сотрудников были настроены различные способы отображения информации.
Например, сотрудники коммерческого отдела видят информацию о клиенте, финансовых показателях его заказа клиента, а работники производственного отдела видят только макеты планируемого заказа и могут общаться с менеджером по вопросам согласования макета.
Для регламентирования процесса согласования макетов был разработан инструмент, запуская который в карточке сделки, менеджер прикрепляет файл макета или ссылку на данный файл, после чего он уходит к специалисту допечатной подготовки.
Далее этот сотрудник проверяет информацию и подтверждает запуск заказа в производство или оставляет комментарий с корректировками, который возвращается менеджеру.
Благодаря настройкам Битрикс24 автоматически рассчитываются даты готовности заказа в зависимости от определенного срока производства.
Достигнутый результат
В ходе аудита было принято решение, что для удобства автоматизации цех необходимо оборудовать планшетами: можно изменять статус заказа прямо в цехе –печатать документы и передавать заказ покупателю.
При перемещении заказа в воронке производства на стадию «готов» менеджер, как и клиент, получает уведомление о готовности заказа.
Поскольку часть заказов компания доставляет своими силами, был создан бизнес-процесс для водителя, работающего в мобильном приложении Битрикс24.
Менеджер в карточке сделки заполняет блок доставки, запуская бизнес-процесс. Водителю поступает задача, указанная в полях, благодаря чему водитель видит заранее план заказов и может планировать маршрут доставки.
Преимущества от внедрения Битрикс24
Основным преимуществом от внедрения стало сокращение времени на уточнение статуса заказов внутри компании. Регламентация заявки на каждой из стадий воронок позволяет сократить цикл сделки.
Сейчас сотрудник может отследить движение сделки (согласно обязанностям) по стадиям воронки и оперативно влиять на очередь заказов в производство.
Все сотрудники используют мобильное приложение Битрикс24 для коммуникации в чатах: общение стало системным: в чате каждой сделки есть диалог по текущим вопросам.
Благодаря высвободившемуся времени менеджеры уделяют больше внимания работе с новыми обращениями. В итоге, мы продолжаем сотрудничество с компанией и ждем информации о ее финансовых показателях по результатам внедрения.
Примеры использования системы в работе компании
Работа менеджера продаж начинается с нажатия в Битрикс24 «начать рабочий день», и руководитель отдел продаж видит, кто из сотрудников в настоящий момент приступил к работе, что существенно упрощает контроль удаленных работников.
Входящие заявки создают новые лиды в воронке, и они распределяются между менеджерами в порядке очереди с помощью робота.
Менеджеру поступает уведомление с созданием нового лида, и он должен взять его в работу в течение 1 часа, а если по завершению данного срока он так не связался с клиентом, то система напомнит ему об этом.Если менеджер не изменит стадию лида в течение 4 часов, то автоматически сформируется задача РОП для контроля его работы. По количеству таких задач в течении месяца РОП контролирует эффективность работы менеджера.
После того, как менеджер связывается с клиентом, он заполняет информацию в карточке лида и переносит на стадию «принято на расчет».
На данной стадии клиенту поступает письмо с информацией о сотруднике, который ответственен за эту операцию, и сроке ответа на обращение.
После обработки лида он переносится сотрудником на стадию, в зависимости от результата обработки. Лиды, по которым сделан расчет, переходят в сделки.
Лиды, обращения по которым являются не целевыми, переносятся на стадию «не целевой запрос», и клиент получает автоматическое письмо с информацией, что компания не выполняет такой запрос. Дополнительно созданы группы адресов, в которых ответственный сотрудник в дальнейшем вносит в список исключений.